Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'hôpital Necker-Enfants malades, 1er hôpital pédiatrique au monde, propose l'ensemble des spécialités médicales et chirurgicales pédiatriques, un service d'accueil des urgences pédiatriques, une maternité de type 3 et des services adultes très spécialisés (néphrologie, transplantation rénale, hématologie, maladies infectieuses). Il est le siège du SAMU de Paris.
Hôpital de recours pour le traitement de pathologies lourdes et complexes, l'hôpital assure la grande garde de neurochirurgie pédiatrique d'Ile-de-France. C'est un acteur majeur de la cardiologie médico-chirurgicale pédiatrique, de la chirurgie des cancers de l'enfant et l'un des premiers centres européens de greffe pédiatrique.
Ses équipes ont développé une approche médicale de haut niveau grâce à la forte synergie entre les unités cliniques, le plateau technique et les unités de recherche qui font de l'hôpital un acteur important de la recherche clinique avec plus de 700 projets en cours.
Avec ses 52 centres de référence maladies rares, ses 45 centres de compétences, ses 5 filières de santé maladies rares, les 34 000 patients suivis par an et ses 71 000 séjours par an, l'hôpital Necker est un acteur essentiel de la prise en charge des maladies rares, maladies chroniques et du handicap pédiatriques qui représentent plus du tiers de son activité. L'hôpital compte également 35 équipes impliquées dans 16 réseaux européens de référence dont l'ERN SKIN qui est coordonné à Necker.
Référence
CUP-7732
Date de début de diffusion
01/02/2024
Date de parution
25/12/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
AMA- SAMU de Paris/SMUR Necker F/H
Type de contrat
TC
Présentation du service
Département médico-universitaire (DMU) Urgences-Réanimations
Activités : Urgences-Réanimations-Psychiatrie
SAMU de Paris/SMUR Necker
Activités liées au secrétariat du Pr VIVIEN :
· Gestion de l’agenda électronique, des mails et des appels téléphoniques
· Organisation des réunions et déplacements
· Dactylographie des courriers, rapports, documentation, fascicules …
· Recherche d’informations et classement
Vos missions
Missions spécifiques
· Réalisation du tableau de synthèse des gardes des externes du SMUR Adultes et du SMUR Pédiatrique d’après le tableau de service pour transmission au bureau du personnel médical de Necker
· Recueil et Saisie de l’activité mensuelle des internes du stage sur logiciel institutionnel Chronos
· Recueil et saisie de l’activité mensuelle des médecins du SAMU/SMUR pédiatrique sur le logiciel institutionnel Chronos
· Recueil et saisie de l’activité mensuelle des médecins du SAMU/SMUR adulte sur le logiciel institutionnel Chronos (en collaboration avec V. FOUQUET)
· Ces missions se font sous la responsabilité du Pr VIVIEN, du Dr FOGEL et du Dr DAGRON, elles doivent être réalisées dans le respect des délais pour le calendrier des payes.
· Saisie et mise à jour du planning prévisionnel de présence et de garde des étudiants hospitaliers du stage, des étudiants hospitaliers de garde et des internes, dans le fichier commun secrétariat.
· Etablir/mettre à jour les listes de coordonnées des étudiants et internes pour le cahier de régulation
· Organiser l’accueil des stagiaires de DIU et CMU (renseignements, planning, conventions, fiches d’évaluations)
· Réceptionner et soumettre les demandes de stages des médecins, internes Inter CHU, étudiants hospitalier, personnels paramédicaux (France et Etranger). Gestion et suivi des conventions des stagiaires, élaboration des plannings de stage.
· Préparation et suivi des ordres de mission dans le cadre des projets de recherche européens
· Finalisation des plannings des enseignements gérés par le Pr VIVIEN en fonction des disponibilités des enseignants (CMU – DIU )
· Mise à jour de la base de données d’activité du SMUR Pédiatrique, élaboration des statistiques
· Mise à jour du fichier numérisé des transports pédiatriques (DRM + Fiche de transport)
· Elaboration et mise à jour des documents de travail du SMUR Pédiatrique (livret accueil externes, Pense pas bête…)
· Participation aux réunions d’équipes, prise de notes, compte-rendu
· Recherches de dossiers de régulation, dossiers SMUR, CR hospitaliers pour les protocoles et enquêtes flash (logiciel CARMEN)
· Gérer le planning de réservations des salles du service, effectuer des réservations de salle en dehors du service
· Etablir le planning de gestion du courrier du service pour les secrétaires
· Gérer l’envoi, la réception/tri/distribution/ouverture du courrier du SAMU en alternance avec les autres collègues secrétaires et gestionnaires
Profil recherché
• Assurer le remplacement du secrétariat du Pr ADNET, Chef de Service (Binôme Mme Valérie Fouquet)
• Veille de la boîte mail secrétariat général
• Réponse aux appels de la ligne secrétariat
• Recherches pour les réquisitions judiciaires
• Recherche des dossiers de régulation et des dossiers médicaux SAMU/SMUR (logiciel CARMEN)
• Recherche des bandes d'appel au SAMU centre 15 (réquisitions)
• Etablissement de certificats et attestations (patients, ambulances, …)
• Tri et classement des dossiers médicaux SMUR, fiches protocoles…
PRE-REQUIS
Discrétion et sens de la confidentialité indispensable
Sens du discernement et des priorités
Sens aigu de l'accueil, de la communication et de la relation d'aide
Expérience et maitrise du secrétariat en milieu hospitalier
Autonomie de travail
QUALITES ET COMPETENCES
Maîtriser les techniques du Secrétariat
Connaître la législation liée aux dossiers médicaux
Connaître l'organisation et le fonctionnement du SAMU-SMUR
Utiliser les outils bureautiques et les applications spécialisées
Connaitre l'hôpital (organisation, fonctionnement)
Connaître les spécificités des activités du SAMU - SMUR
Connaître les méthodes de classement et d'archivage
DIPLOMES ET OUTILS
Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de Direction (niveau III)
Secrétariat et gestion administrative
Concours de secrétaire médicale validé par l'APHP
Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Power Point, ORBIS, Gilda
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 15
Hôpital et/ou site
Hôpital Necker- Enfants malades - Paris 14 (GHU Centre)
Service d'affectation
SAMU de Paris/SMUR Necker