Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'hôpital Saint-Louis est situé à proximité de la Gare de l'Est, dans le Xème arrondissement de Paris, dans un cadre verdoyant et un quartier animé. Il assure une mission de proximité et une prise en charge spécialisée et de référence dans un grand nombre de disciplines médicales comme chirurgicales. L'Hôpital Saint- Louis est reconnu au plan national et international en hématologie, en dermatologie, en cancérologie, en infectiologie ainsi que dans le domaine des greffes d'organes et de moelle osseuse. Il possède également une expertise de haut niveau en chirurgie digestive, urologique et plastique. Il dispose d'un service d'accueil des urgences ouvert 24 h / 24. Il assure la prise en charge des grands brûlés en qualité de centre de recours régional.
Référence
NUP-SLS - Secrétariat Affaires Générales-3885
Date de début de diffusion
17/08/2023
Date de parution
26/12/2024
Description du poste
Métier
Logistique - Agent Logistique
Intitulé du poste
Assistant Administratif des Affaires Générales F/H
Type de contrat
Titulaire
Présentation du service
Les Affaires Générales sont composées de la sécurité anti-malveillance, du service central des dossiers médicaux et de l’accueil standard.
La sécurité anti-malveillance est un secteur stratégique de l’hôpital tenu à une obligation de continuité de service (7J /7 et 24H/24) avec des missions de prévention et d’intervention.
Le standard est un service mutualisé Saint Louis – Lariboisière Fernand Widal – Robert Debré.
Le service central des dossiers médicaux assure la conservation des dossiers patients de l’hôpital.
COMPOSITION DE L’EQUIPE
La Direction de site est composée de la directrice d’établissement, de deux directeurs des opérations et projets, d’un responsable des affaires générales et d’une assistante de direction.
Les affaires générales regroupent :
- Le service central des dossiers médicaux : 15 agents et une responsable
- L’accueil – standard : 21 agents et 1 responsable
- La sécurité : 1 responsable sécurité anti-malveillance et 1 adjoint. Concernant les agents de la société de gardiennage (vacations de 12H), en semaine : 8 agents de jours / 5 agents de nuits, les WE et jours fériés : 7 agents de jour et 5 agents de nuit.
LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT
- Directrice du site
- Directeur des Affaires générales
- Responsable sécurité et son adjoint.
FONCTIONNELLES
En interne, les personnels, l’assistante de direction de site.
En externe, les usagers, les services de police.
Vos missions
Missions Générales:
- Seconder le responsable sécurité et son adjoint dans les tâches administratives afférentes à leurs missions de sécurité ;
- Assur
- Assurer le secrétariat de direction de site en l’absence de l’assistante de Direction et la seconder ponctuellement le cas échéant.
Missions Permanentes :
Sécurité Anti-malveillance
- Gestion des cartes professionnelles (création, remplacement)
- Gestion des cartes d’accès aux locaux (permanentes et temporaires)
- Interlocuteur de la société prestataire et suivi des plannings des agents titulaires
- Gestion du stationnement (surface et souterrain) : autorisations temporaires et permanentes
- Suivi des Osiris
- Suivi des ONVS
Direction de Site et Affaires Générales
- Secrétariat de la Direction de site et des Affaires Générales :
· Gestion des parapheurs en l’absence de l’assistante de direction (TL)
· Lors des congés ou arrêts éventuels de l’assistante de direction : accueil, prise d’appel, organisation de l’agenda des directeurs, gestion des courriers, gestion des parapheurs.
· Organisation d’évènements (extérieur, intérieur) en coordination avec la direction de la communication
· Mise à jour de l’annuaire de l’hôpital
· Suivi des gardes administratives de la direction de site
Missions ponctuelles
- Liaison avec les autorités
- Suivi des fugues et disparitions inquiétantes (En lien avec le Siège)
- Gestion des objets trouvés
Particularités du poste :
Déplacements réguliers dans l’enceinte de l’hôpital
Risques psycho-sociaux
Savoir créer une relation d’écoute permettant de canaliser, au besoin, l’agressivité de l’interlocuteur.
er le secrétariat des Affaires Générales ;
Profil recherché
NÉCESSITE DE SIGNER UN ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ
SAVOIR FAIRE REQUIS
Qualités professionnelles :
Disponibilité
Qualités relationnelles indispensables
Rigueur et capacité d’organisation
Maîtrise de soi, discrétion, diplomatie et fermeté
Sens des responsabilités et esprit d’initiative
Gestion des conflits
Autonomie et facilités d’adaptation
Savoir rendre compte
Critères candidat
Langues
Français (3- Niveau professionnel)
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 10
Hôpital et/ou site
Hôpital Saint-Louis - Paris 10 (GHU Nord)
Service d'affectation
AFFAIRES GENERALES