Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé à Créteil (94), l'hôpital Henri-Mondor propose une prise en charge complète sur un large panel de spécialités, dont 9 permanences de soin labellisées par l'ARS (orthopédie, urologie, digestif, neuroradiologie, neurochirurgie, ou encore imagerie interventionnelle). Il s'agit de l'un des premiers centres d'urgences du Val-de-Marne. Il compte également 8 centres de références maladies rare et 11 centres de compétences.
Date de parution
16/06/2025
Description du poste
Métier
Ressources Humaines - Carrière - Développement RH - Formation
Intitulé du poste
Assistant(e) formation F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Rémunération
Selon la grille indiciaire de la fonction publique hospitalière - Adjoint administratif catégorie C
Télétravail
Oui
Présentation du service
Le service Formation continue du GHU Henri Mondor est composé de :
- 2 responsables de formation ;
- 1 adjoint(e) à la responsable de formation Henri Mondor et Albert-Chenevier ;
- Sur les sites Henri Mondor (HMN) et Albert-Chenevier (ACH) : 4 assistantes de formation ;
- Sur Emile-Roux : 1 assistante de formation ;
- Sur Georges Clémenceau : 1 assistante de formation.
Vos missions
GESTION DES STAGES
o Appliquer et suivre la procédure de stage,
o Gérer et suivre les dossiers de stage accepté/refusé en lien avec le tuteur,
o Renseigner et actualiser le tableau de suivi,
GESTION ADMINISTRATIVE DES ACTIONS DE FORMATION
o Programmer les sessions en lien avec les intervenants et les organismes,
o Participer à la mise en œuvre d’une action de formation
- Gérer les diffusions, les inscriptions, les convocations,
- Etablir les conventions de formation,
- Elaborer les tableaux d’inscription en ligne sur Excel,
- Utiliser le logiciel HRa formation pour créer les formations, saisir les présences/absences et clôturer les sessions de formation,
GESTION FINANCIERE
o Appliquer et suivre les procédures liées aux achats de formations collectives et individuelles payantes dans le respect du Code des Marchés Publics en lien avec l’Economat,
o Utiliser l’outil SAP pour la création des demandes d’achat pour l’obtention du bon de commande,
o Effectuer le service fait (bon pour paiement),
o Renseigner et actualiser le tableau budgétaire,
ACCUEIL ET GESTION LOGISTIQUE DU SERVICE
o Assurer la permanence du service formation sur des plages horaires définies,
o Assurer l’accueil physique et téléphonique du public interne et externe,
o Gestion des salles de formation :
- Gérer les réservations,
- Assurer l’ouverture et la fermeture,
- Superviser l’installation et la remise en état des salles,
- Contrôler le bon état et la disponibilité du matériel,
o Effectuer les commandes de fournitures (SAP) et les demandes d’intervention technique (ISILOG SAPHIR),
COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE
o Diffuser et publier les offres de formation,
o Être le lien privilégié entre :
- Les intervenants et les organismes internes et externes,
- Le réseau service formation AP-HP et le centre de formation PICPUS
- Les agents, les directions et les DMU
Les missions seront amenées à évoluer en fonction des besoins du service formation et de la règlementation.
Profil recherché
Maîtriser les outils et les techniques d'assistante :
o Bonne maîtrise de l'outil bureautique et informatique : Excel, World, Outlook, Internet
o Connaître la structure et le fonctionnement des hôpitaux.
Les qualités professionnelles :
o Avoir le sens de l'organisation et des priorités,
o Sens du travail en équipe,
o Avoir l'esprit d'initiative et savoir être réactif(ve),
o Savoir rendre compte à sa hiérarchie,
o Posséder des qualités relationnelles d'accueil et de conseil,
o Faire preuve de discrétion et de disponibilité
o Communication / relation interpersonnelles
o Capacité à s'inscrire dans une structure hiérarchisée
Horaires de travail
08h30-16h00
Critères candidat
Langues
Français (3- Niveau professionnel)
Les avantages de l'AP-HP
Schéma Horaire
Jour
Temps de travail
7h30
Vos avantages à l'AP-HP
Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
Places en crèche disponibles
Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Val de Marne (94)
Ville
Créteil
Hôpital et/ou site
Hôpital Albert-Chenevier - Créteil 94 (GHU Mondor)
Service d'affectation
Service de la formation continue