Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'hôpital Henri-Mondor AP-HP propose une prise en charge tournée vers l'innovation et la performance, il œuvre pour constituer ou consolider des parcours de soins innovants répondant aux besoins de santé publique de la population du sud-est francilien. Il accueille chaque année plus de 36 000 séjours en hospitalisation complète et 56 000 en ambulatoire et allie l'expertise d'un hôpital universitaire à une mission de proximité et de recours. Il bénéficie d'un panel d'activités médicales et chirurgicales de haut niveau et est organisé en 8 Départements Médicaux Universitaires : biologie, chirurgie-anesthésie-réanimation, cancer, imagerie, psychiatrie, médecine et santé publique. Il est le premier centre d'urgence du Val-de- Marne avec plus de 77 000 passages aux urgences annuels et 9 permanences de soins labellisés par l'ARS (Orthopédie, urologie, digestif, neuroradiologie, neurochirurgie, incluant grande gade, imagerie interventionnelle, trauma center). Il compte par ailleurs huit centres de références maladies rares et onze centres de compétences. En matière de parcours de soins innovants s'appuyant sur les nouveaux outils numériques, on peut notamment citer les parcours des insuffisants cardiaques (filière FINC 94) et les parcours des patients bi-polaires qui sont organisés au travers de dispositifs expérimentaux et innovants associant la médecine de ville, les professionnels de santé et d'autres établissements de santé.
Référence
HMN-7766
Date de début de diffusion
02/02/2024
Date de parution
25/12/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
ASSISTANTE DE DIRECTION F/H
Type de contrat
TC
Présentation du service
PRESENTATION
Le secrétariat de direction est situé à la Direction des Ressources Humaines du site Henri Mondor qui est rattaché à la Direction des Ressources Humaines des Hôpitaux Universitaires Henri-Mondor (HUHM). Il est placé sous l’autorité du Responsable des Ressources Humaines du site Henri Mondor représentant le Directeur des Ressources Humaines des HUHM.
COMPOSITION DE L’EQUIPE
Le service des Ressources Humaines du site Henri Mondor se décompose ainsi :
- Un Directeur des Ressources Humaines et deux Directrices Adjointes
- Une Responsable des Ressources Humaines
Sont rattachés à la D.R.H. : la gestion paie, la cellule mobilité recrutement, la gestion du temps de travail, le dialogue social et l’attractivité, la carrière et la discipline, les conditions de travail et prévention des risques professionnels, les services de santé au travail, les psychologues du personnel, le service conseil en ressources humaines, les services sociaux du personnel, le contrôle de gestion social, la formation et la petite enfance.
Vos missions
Missions générales
Assurer l’accueil téléphonique et physique ainsi que le secrétariat de la direction des Ressources Humaines au niveau du GHU et du site de Mondor, dans le respect de la réglementation.
Missions permanentes
•Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
•Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques et des courriels ;
•Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda des DRH et de la RRH ;
•Traitement des courriers et des documents pour la DRH ainsi que pour la paie/gestion : rédaction, enregistrement, tri, diffusion, scannage, mise en forme, classement et archivage ;
•Suivi et gestion des mouvements de grève ;
•Elaboration des plannings des audiences mensuelles avec les syndicats ;
•Enregistrement et transmission à la Cellule Mobilité Recrutement des dossiers de recrutement et d’évaluation des contractuels ;
•Enregistrement et transmission à la responsable carrière-discipline des évaluations des stagiaires ;
•Suivi des avis d’aptitude et envoi des courriers associés à l’encadrement ;
•Interface et relais de l’information entre les différents services du site et la DRH ;
•Organisation de réunions de travail et de comités de pilotage ;
•Gestion des demandes d’intervention et de diverses commandes sur NSI Gestion ;
•Communication : affichage de la DRH et diffusion générale ;
•Enregistrement et transmission des contrats d’heures supplémentaires.
Missions ponctuelles ou spécifiques
•Participation à l’organisation des élections des représentants du personnel
•Participation aux commissions de sélection
•Participation à la campagne de recrutement des Renforts de Congés Annuels
•Collaboration et participation dans des projets stratégiques de l’hôpital
Les liste des missions est susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service.
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES :
SAVOIR FAIRE REQUIS
- Organisation, rigueur et méthode
- Sens de l'initiative et des priorisations dans le travail
- Esprit et travail d'équipe
- Aptitude pour l'accueil, pédagogie
- Réserve et discrétion professionnelle
- Capacité à rédiger
- Adaptabilité et polyvalence
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Bureautique : Excel, Word, Outlook, Powerpoint (la maitrise des outils bureautiques utilisés à l'APHP : HRA, Gestime serait un plus)
- Connaissance du statut de la fonction publique hospitalière
- Expérience similaire souhaitée.
PRE-REQUIS
- Baccalauréat secrétariat/bureautique et/ou formation qualifiante en secrétariat
- Conseillé : BTS assistant de direction/assistant manager
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Val de Marne (94)
Ville
Créteil
Hôpital et/ou site
Hôpital Henri- Mondor - Créteil 94 (GHU Mondor)
Service d'affectation
Direction des Ressources Humaines