Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Cet hôpital de proximité et de spécialité, d'enseignement et de recherche, est, de par sa taille, le premier hôpital européen. Il regroupe, au sein de 90 bâtiments répartis sur 33 hectares, 82 services représentants l'ensemble des activités médicales existantes, reconnus à l'échelle nationale et internationale. La Pitié-Salpêtrière représente 1 677 lits d'hospitalisation, 389 places de jour, et 58 530 passages aux urgences à l'année.
Référence
AMA - DMU SAPERE-7780
Date de début de diffusion
08/02/2024
Date de parution
29/02/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE - CHIRURGIE DIGESTIVE, BILIO-PANCREATIQUE ET TH F/H
Type de contrat
TC
Présentation du service
Service de Chirurgie Digestive, Bilio-pancréatique et Transplantation hépatique
Le service se situe au 2ème étage du bâtiment Husson Mourier (porte A).
Il est composé de 54 lits d’hospitalisation et d’une consultation.
Présentation de l’équipe
Chef de Service : Professeur Olivier SCATTON
L’équipe est composée de :
-18 chirurgiens, 7 internes et 8 anesthésistes
-1 Cadre supérieure de santé, 3 Cadres de santé
- 56 IDE, 2 stomathérapeutes, 35 aides-soignantes
- 2 secrétaires hospitalières
- 6 assistantes médico-administratives
Liaisons hiérarchiques
Cadre administratif de DMU
Encadrante des AMA
Vos missions
Missions générales
Gestion et coordination médico-administrative : accueillir et renseigner les patients, planifier les activités (agenda des consultations, admissions, convocations etc…), gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient.
Missions permanentes
Secrétariat de 4 chirurgiens temps plein (PH, CCA) :
· Accueil physique des différents interlocuteurs
· Recevoir les patients en post-consultation avec le chirurgien pour réaliser la préadmission administrative avant hospitalisation
· Charger les CD de scanner et IRM sur CARESTREAM CD Import
· Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
· Prise de rendez-vous de téléconsultation sur ORTIF
· Lien et mise en relation entre les patients et les professionnels médicaux et paramédicaux
· Saisie et mise en forme de documents médicaux et administratifs : courriers adressés aux correspondants, notes de service, attestations, correspondance de l’unité, comptes rendus d’hospitalisations, comptes rendus opératoires, courriers de consultation, etc…
· Réception et traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) : scanner sur ORBIS les documents dans le dossier informatisé et ranger certains de ces documents dans les dossiers papiers
· Assurer la relation et la communication avec les différents secteurs du GHPS et les correspondants extérieurs
· Contribuer à la bonne circulation de l’information entre les différents membres de l’équipe au sein du service
Missions ponctuelles ou spécifiques (liste non exhaustive)
· Assurer la polyvalence/la continuité des missions de l’ensemble des secrétariats (binômes de travail) durant les absences et congés, sous le contrôle de l’encadrante AMA (priorisation des missions de la collègue AMA absente, en coordination avec les chirurgiens concernés)
· Participation à l’élaboration des projets conduits dans le service
Profil recherché
COMPETENCES RECHERCHEES
Savoir-faire requis
• Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
• Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
• Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Identifier/analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc.), en rechercher les causes, définir les moyens d'y pallier
• Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
• Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
• Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers (Word, Excel, Power Point, ORBIS, ORTIF, GDM, Data Import Tool, NAS partagé)
Connaissances associées
• Très bonne maitrise de la langue française
• Maitrise de la terminologie médicale
• Secrétariat/bureautique
• Droit des usagers du système de santé
• Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
• Réglementation des archives
Qualités requises
• Respect de la hiérarchie
• Respect strict du secret professionnel et de l'anonymat des patients
• Capacité d'organisation, capacité d'adaptation, sens des priorités, esprit d'initiative, rigueur, sens de sens de la communication
• Capacité à travailler dans une équipe pluridisciplinaire
• Travail en synergie (collaboration quotidienne), esprit d'équipe, tolérance, gestion du stress
• Etre polyvalent, disponible, autonome, discrétion assiduité, ponctualité
• Faire preuve de calme, de pondération et de discrétion professionnelle
PRE-REQUIS
Titulaire d'un bac SMS ou bac ST2S + formation de secrétaire médicale ou avoir réussi aux épreuves du concours de secrétaire médicale.
Expérience souhaitée en secrétariat médical.
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
AVANTAGES LIÉS AU STATUT ET A LA FONCTION
- Primes de service réservées aux nouveaux stagiaires et titulaires (versée en juin et décembre)
- Supplément Familial de traitement pour les parents avec enfant(s) à charge- Accès à une offre de formation continue conséquente
- Prime d'installation : 1947 € nets au cours de la 1ère année de stage pour les nouveaux diplômés
AVANTAGES SOCIAUX
- Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité- Possibilité de parking
- Places place en crèche disponibles (politique de zéro refus)
- Accès au restaurant du personnel (tarif indexé à l'indice)
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas…) et de vacances à tarifs préférentiels pour les titulaires et CDD sur poste permanent
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)- Chèques emploi-service CESU AP-HP
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 13
Hôpital et/ou site
Hôpital Pitié -Salpêtrière - Paris 13 (GHU Sorbonne)
Service d'affectation
CHIRURGIE DIGESTIVE, BILIO-PANCREATIQUE ET TRANSPLANTATION HEPATIQUE