Informations générales
Entité de rattachement du publieur
Situé dans le XIVe arrondissement de Paris, l'hôpital Cochin-Port-Royal est composé de 3 sites situés au cœur de Paris, Cochin, Port-Royal et Tarnier. Hôpital de proximité et de spécialités, l'hôpital prend en charge un large panel de pathologies de l'adulte, de la femme enceinte et du nouveau-né.
L'hôpital Cochin - Port-Royal dispose de services de référence tant au plan national qu'international structurés autour de la cancérologie, périnatalogie, maladies de système, maladies auto-immunes, diabète, ophtalmologie, thorax, ostéo-articulaire et de deux plateaux techniques de pointe en biologie et imagerie.
Il propose une prise en charge innovante à la pointe de la technologie et a su développer, notamment grâce aux programmes de recherche, de nouvelles alternatives thérapeutiques chirurgicales, médicamenteuses et radiologiques.
Référence
CUP-CCH-DACSEL-6527
Date de début de diffusion
06/12/2023
Date de parution
02/12/2024
Description du poste
Métier
Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat
Intitulé du poste
Assistante de Direction - Direction des Achats et de la Logistique
Type de contrat
TC
Présentation du service
Position dans la structure :
- Liaisons hiérarchiques ou rattachement hiérarchique : le Directeur des Achats et de la Logistique et ses adjoints du Groupe Hospitalier AP-HP Centre Université Paris Cité, et son adjoint.
- Liaisons fonctionnelles : les cadres de la Direction des Achats et de la Logistique, l’équipe du Bureau des Achats, la Cellule Référentiel, la Cellule des Marchés, les Directions et les services de soins du GH, les fournisseurs.
- Présentation de la Direction : Bureau des Achats, Cellule Référentiel, Approvisionnements : Magasin et Lingerie, Restauration, Bionettoyage, Transport, Vaguemestres, Environnement.
Vos missions
Missions permanentes :
- Gestion des agendas du directeur et de ses collaborateurs.
- Planification de réunions, direction et multi-site (séminaires y compris).
- Aide à la mise en forme et à la création de supports (compte rendu de réunions, tableaux de bord, présentation, powerpoint).
- Suivi de dossiers (plaintes patients, Plan Équipement, Plan de formation, Modalités Accès Self…).
- Délivrance d’autorisations d’accès au self de Cochin pour le personnel extérieur conventionné (INSERM, CNRS, Université).
- Enregistrement Courrier Départ / Arrivée et Suivi.
- Gestion des congés des cadres de la Direction sur Gestime.
- Préparation de déplacements direction et cadres (ordre de mission, réservation de billet train…).
- SAP :
o DA, DRS, DI pour notre direction et celles du GH.
o Gestion des fournitures de bureau et hôtelière multi UG.
o Commande de gerbes commémoratives pour l’ensemble du GHU.
- Gestion documentaire : mise en ligne et actualisation de documents sur l’intranet du GHU.
- Mise à jour régulière des coordonnées de notre direction dans l’annuaire interactif du GHU.
- Suivi entretien professionnel annuel, scan des compte-rendu d’entretiens professionnel du personnel avant envoi à la DRH.
- Aide à la rédaction et mise en page de dossiers individuels d’agents dans la préparation d’entrainements aux concours.
- Rédaction courrier Litige Fournisseurs – Économat.
- Planification de rendez-vous de dialogue de gestion, notamment DMU/Département Achat.
Missions Ponctuelles :
- Intérim de l’assistante de direction et des affaires générales pendant ses congés.
Profil recherché
Maitrise de logiciels :
- SAP
- Gestime
- Pratique du pack office Outlook, Word, Excel, Power Point
Qualités requises :
- Rigueur, méthodologie, autonomie
- Capacité à travailler en équipe et en transversal
- Discrétion
Diplômes et outils :
- Secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
- Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé…)
- Place en crèche disponible
- Self
- Remboursement à 75 % du titre de transport
- Possibilité de place de parking
- Politique sociale attractive
- Hoptisoins & Agospap tarifs avantageux sur les loisirs, les vacances, les sorties culturelles…)
- La Bulle : espace de détente dédié au personnel : activités sportives gratuites (yoga, pilâtes, boxe…)
- Possibilité d’évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L’encadrement est à l’écoute de vos souhaits de carrière.
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 14
Hôpital et/ou site
Hôpital Cochin - Port Royal - Paris 14 (GHU Centre)
Service d'affectation
Direction des Achats, des Services Economiques et de la Logistique
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