PRESENTATION

Le service des archives médicales collecte et met à disposition les Dossiers Patients (DP) constitués par les services médicaux.

 
COMPOSITION DE L’EQUIPE

      TRS : 1 responsable, 8 agents

 
LIAISONS

    HIERARCHIQUE DIRECT

Responsable du Service des Archives Médicales TRS/RTH

 
    FONCTIONNELLES

·         Les agents des services de l’établissement autorisés à retirer un Dossier de Patient

·         Les médecins autorisés à retirer un Dossier de Patient  

·         Le prestataire d’Externalisation, le prestataire d’Elimination, la Cité des Archives (Bicêtre)

·         le Chargé des Relations Usagers 

·         les agents des services techniques, chargés de la maintenance informatique et chargés de l’entretien des locaux

MISSION GENERALE :

Collecter les archives médicales constituées dans les services de soins.
Archiver selon des normes techniques définies selon la réglementation en vigueur
Communiquer les dossiers selon les procédures
Assurer la traçabilité des DP à l’aide du logiciel « GDM »         
 

MISSIONS PERMANENTES : 

Assurer l’accueil téléphonique et physique des personnes habilitées à retirer un DP
Préparer, Livrer et Récupérer les DP dans les services (selon procédures)
Ranger, archiver, classer les DP dans les salles d’archives
Assurer la réception et/ou l’envoi des DP (selon les procédures) des différents prestataires. AGS, prestataire de destruction, Cité des Archives et en assurer la traçabilité.
Renseigner les différents documents de contrôle relatifs au bon fonctionnement du secteur.
Entretenir son poste de travail
Vérifier la fermeture des locaux
Indexer les dossiers par étiquetage et remise en état des pochettes lorsque nécessaire.
Assurer si nécessaire un renfort sur les activités SGDM sur le site de Rothschild
 

MISSIONS PONCTUELLES :

Préparer / Récupérer les dossiers concernés par des audits de contrôle
Gérer l’Espace de Classement (déménagement, aménagement, Externalisation)
Accompagner les agents habilités des autres services au sein des salles d’archives en vue de classement ou de vérification des DP
 

ACTIVITES ET CONDITIONS D’EXERCICE 

Activités pouvant nécessiter des déplacements régulièrement sur le site de Rothschild