Informations générales
Entité de rattachement du publieur
L'Assistance publique-Hôpitaux de Paris (AP-HP) est un centre hospitalier universitaire à dimension européenne mondialement reconnu.
Ses 38 hôpitaux accueillent chaque année 10 millions de personnes malades : en consultation, en urgence, lors d'hospitalisations programmées ou en hospitalisation à domicile.
Elle assure un service public de santé pour tous, 24h/24, et c'est pour elle à la fois un devoir et une fierté.
L'AP-HP est le premier employeur d'Ile-de-France : 100 000 personnes – médecins, chercheurs, paramédicaux, personnels administratifs et ouvriers – y travaillent.
Au cœur de l'Institution, le Siège de l'AP-HP rassemble sous un même périmètre les directions fonctionnelles et les établissements qui lui sont rattachés :
CFDC (Centres de Formation et de Développement des Compétences), ACHAT (Achat Centraux Hôteliers Alimentaires et Techniques),
DRCI (Département de la Recherche Clinique et de l'Innovation) et DSN (Direction des Services numériques).
Avec ses 4000 collaborateurs, le Siège assure un rôle d'expert, de pilote et de coordinateur pour l'ensemble des hôpitaux.
Engagée dans des projets novateurs et stratégiques au service des patients, l'AP-HP recherche aujourd'hui de nouveaux talents pour mener à bien sa mission.
Vous êtes l'un d'eux ?
Venez nous rejoindre !
Référence
DRS-CFDC-8018
Date de début de diffusion
15/02/2024
Date de parution
18/12/2024
Description du poste
Métier
Ressources Humaines - Administration RH - chargé de/gestionnaire RH
Intitulé du poste
Assistant de Formation F/H
Type de contrat
Titulaire ou CDD
Présentation du service
Localisation
Situé au 5ème étage du Campus PICPUS, ce secteur propose des formations pour les managers , le personnel paramédical , les Travailleurs sociaux et éducatifs, les personnels administratifs techniques et ouvriers exclusivement en formation continue.
Le CFDC est engagé dans le projet École de santé sans tabac (ESST), portée par le RESPADD en collaboration avec l’APHP pour promouvoir une politique active de prévention et prise en charge du tabagisme
COMPOSITION DE L’EQUIPE
1 Coordonnateur général des centres de formation
1 Adjointe au directeur, Cadre supérieur de Santé
1 Assistante de direction et de formation et 4 Assistants de formation, Adjoints administratifs
13 Responsables pédagogiques, Cadres supérieurs et cadres de santé
Vos missions
La mission principale consiste en l’élaboration et mise en œuvre du plan annuel de formation continue central des filières professionnelles non médicales.
L’assistant de formation assiste les responsables de formation dans les diverses activités du centre et assume le suivi, la coordination, l’évaluation des activités de formation qui lui sont confiées.
MISSIONS PRINCIPALES
Assistance du responsable pédagogique ou de formation dans la gestion, coordination des activités de formations :
§ Saisie et suivi des actions de formations sur le programme HRA : veille concernant les inscriptions, les clôtures des sessions, les paiements…
§ Participation au suivi du bilan d’activité quantitatif, au suivi de l’activité sur BI et HR
§ Préparation des documents pédagogiques et administratifs nécessaires au bon déroulement des formations en étroite collaboration avec ses collègues et responsables de formation et la direction
§ Participation à l’accueil, l’orientation et l’information des stagiaires, des intervenants et des partenaires
§ Gestion des appels téléphoniques et reporting aux personnes concernées
§ Participation aux activités de classement et d’archivage
§ Etablissement des conventions de formation continue et des bons de commande
§ Traitement informatique, suivi des documents et courriers
§ Création de supports pédagogiques (Word, Powerpoint, Excel), traitement statistique de données
§ Participation à des activités de communication au sein de l’institution (plaquettes d’information, présentation de la structure…)
§ Contribution à la gestion financière et économique des activités pédagogiques du centre
§ Participation à la gestion du site internet : mise en ligne des documents pédagogiques et participation et création de documents mis en ligne.
§ Vérification de l’attribution des salles en vue de la formalisation des affichettes posées à l’entrée des salles
§ Participation à l’organisation des salles de cours : Manutention de matériel : tables, chaises dans le cadre de la reconfiguration des salles, logistique inhérente à la formation
Démarche qualité et de certification : contribution au pilotage d’un processus et à la démarche de certification du centre de formation
De manière générale, l’assistant de formation :
§ travaille en étroite collaboration avec les responsables pédagogiques ou les responsables de formation pour une gestion harmonieuse des dispositifs
§ Rend compte de son activité aux responsables pédagogiques ou de formation, à l’adjointe et au directeur
§ Participe activement aux réunions d’équipe
MISSIONS PONCTUELLES
§ A la demande du directeur et/ou de l’Adjointe au directeur, sur des projets spécifiques relevant du domaine de compétence de l’agent
§ Tutorat des nouveaux arrivants
§ Contribution à la gestion des réservations des salles
Profil recherché
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
Utiliser les outils numériques et logiciels métiers : compétences en informatique : maîtrise des logiciels Word, Excel et Power Point, HR Formation, SAP, BI
Rédiger et mettre en forme des documents relatifs à son domaine de compétences, analyser des données et tableaux de bord relatifs à son domaine d'activité
Compétences organisationnelles : gestion, classement et suivi des dossiers, gestion des priorités
Gestion budgétaire propre à son domaine d'activité et rapporter à sa hiérarchie tout risque d'écart
Capacité à transmettre, à partager et travailler en équipe
Reporting spontané à sa hiérarchie
SAVOIR ETRE
Activité qui nécessite une grande réactivité et une forte capacité à travailler en équipe.
Compétences relationnelles et sociales :
Capacité à se distancier et à analyser
Disponibilité
Réserve et capacité d'écoute
Adaptabilité
Animer et conduire une réunion
Travailler en réseau
CONNAISSANCES ASSOCIEES
Connaissances de l''institution hospitalière, et si possible de la formation continue,
Gestion budgétaire et administrative,
Connaissances des logiciels métiers utilisés en formation et outils numériques
PRE-REQUIS
Expérience en formation souhaitée ou/et sur des postes similaires
GESTION DE LA PREVENTION DES RISQUES PROFESSIONNELS
Travail sur écran pendant de longues périodes
Activités souvent interrompues.
Manutention de matériel : tables, chaises dans le cadre de la reconfiguration des salles, logistique inhérente à la formation.
Les avantages de l'AP-HP
Vos avantages à l'AP-HP
Une procédure d’intégration avec dispositif de tutorat et parcours de formation adapté;
Remboursement du Pass Navigo à 75%
15 jours de RTT avec un horaire en 7h30, en plus des 25 jours de congés;
TL possible en fonction de la mission
Accès aux activités sociales et culturelles de l’AGOSPAP (sorties culturelles, voyages, centres de loisirs …) et aux réductions de HOPTISOINS
Pour les enfants, crèches internes et possibilité de bénéficier du supplément familial de traitement.
Localisation du poste
Localisation du poste
France, Ile-de-France, Paris (75)
Ville
Paris 12
Hôpital et/ou site
Centre de la formation et du développement des compétences (CFDC)
Service d'affectation
CFC MPPPH
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